Gezahlt werden muss die vom Unternehmer in seiner Ausgangsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer, vermindert um die in den Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer – Vorsteuer genannt.
Bei Rechnungsstellung mit Umsatzsteuer kann die in den Betriebsausgaben enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer nur unter folgenden Voraussetzungen abgezogen werden:

Eine Rechnung über 250,- € muss folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsaussteller) und des Leistungsempfängers (Rechnungsempfänger),

2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

3. das Ausstellungsdatum,

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

7. das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist ,

8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,

Fehlt einer der o.g. Rechnungsbestandteile, ist die in den Ausgaben enthaltene Vorsteuer nicht abzugsfähig. Die an das Finanzamt zu zahlende Umsatzsteuer darf dann nicht um den Vorsteuerbetrag vermindert werden.

Zusatzangaben sind:
Eine Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung von 2 Jahren durch den Leistungsempfänger (Rechnungsempfänger) bei Handwerkerleistungen.

In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift“.

In Kleinbetragsrechnungen bis 250,- € (ab 2017) brauchen der Rechnungsempfänger, die USt-Nr./ID-Nummer und die fortlaufende Rechnungsnummer sowie der Steuer- und Nettobetrag nicht angegeben werden. Die übrigen Angaben sind jedoch erforderlich.

Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer

Die für ausgeführte Umsätze geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern nicht erhoben, wenn der Jahresumsatz (Einnahmen) im Kalenderjahr 22.000,- € voraussichtlich nicht übersteigt.
Umsatz ist der vereinnahmte Gesamtumsatz ohne darin enthaltene Umsätze aus dem Verkauf von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (PC-Verkauf, Pkw-Verkauf etc.) und ohne steuerfreie Umsätze wie z.B. die gem. § 4 Nr. 8 Buchstabe i, Nr. 9 Buchstabe b und Nr. 11 bis 28 UStG.

Im Jahr der Existenzgründung, in welcher der Unternehmer seine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nur in einem Teil des Kalenderjahres ausgeübt hat, ist der tatsächliche Umsatz in einen Jahresgesamtumsatz hochzurechnen und muss voraussichtlich unter 22.000,- € betragen, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können.

Wird die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen, darf Umsatzsteuer in den Ausgangsrechnungen nicht ausgewiesen werden. Vorsteuerbeträge können nicht abgezogen werden.

In den Rechnungen ist wie folgt darauf hinzuweisen, dass der Unternehmer Kleinunternehmer ist:

„Kleinunternehmer gem. § 19 Abs.1 UStG“ oder
„kein Ausweis der Umsatzsteuer gem. § 19 Abs.1 UStG“

Die Umsatzgrenze ist jährlich zu prüfen. Der Vorjahresumsatz (im Erstjahr der auf ein Jahr hoch gerechnete Umsatz) darf die Grenze von 22.000,- € nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr dürfen 50.000,- € voraussichtlich nicht überstiegen werden.

Liegt der Gesamtumsatz in einem Jahr über 22.000,- €, ist ab Beginn des darauf folgenden Kalenderjahres Umsatzsteuer auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen.
Sind Lieferungen/Leistungen noch im Vorjahr ausgeführt, aber die Rechnung erst im Folgejahr geschrieben worden, gilt für die als Kleinunternehmer ausgeführte Lieferung/Leistung des Vorjahres noch die Kleinunternehmerregelung.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Der Unternehmer kann dem Finanzamt bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung erklären, dass er auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet und damit Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist und Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen abzieht.
Nach Eintritt der Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung bindet die Erklärung (mit Umsatzsteuer arbeiten zu wollen) den Unternehmer mindestens für fünf Kalenderjahre.
Sie kann nur mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden.